Le Service de la pratique professionnelle reçoit un nombre croissant de demandes de la part de personnes inscrites que des tiers (banques, compagnies d’assurance, fournisseurs de services et même services de l’ordre) sollicitent pour obtenir des renseignements au sujet de clients. Cette question est abordée dans le Principe V : Confidentialité des Normes d’exercice, et il convient de tenir compte des interprétations suivantes :
5.1.2 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements sur les client(e)s, y compris les renseignements personnels, sauf si elles sont autrement autorisées ou contraintes par la loi. Par « renseignements personnels », on entend des renseignements au sujet d’une personne identifiable, y compris, entre autres, les renseignements personnels sur la santé.
5.2.1 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent obtenir le consentement des client(e)s avant de divulguer des renseignements, lorsque le consentement est nécessaire. Les client(e)s peuvent signer des formulaires de consentement ou donner un consentement verbal, et les personnes inscrites à l’Ordre doivent documenter que le consentement a été obtenu.
5.2.2 Lorsqu’il est nécessaire d’avoir un consentement à la divulgation de renseignements, les personnes inscrites à l’Ordre doivent déployer des efforts raisonnables pour informer les client(e)s des paramètres des renseignements devant être divulgués et les prévenir des conséquences possibles d’une telle divulgation. Elles doivent également les informer de ce qui suit :
- qui demande les renseignements (nom, titre, employeur(euse) et adresse);
- raison de la demande;
- comment la partie qui reçoit les renseignements prévoit de s’en servir;
- si la partie qui reçoit les renseignements peut les transmettre à une autre tierce partie sans le consentement du (de la) client(e);
- les renseignements exacts qui seront divulgués;
- les répercussions du fait de donner ou de refuser son consentement;
- la date d’expiration du consentement, s’il y a lieu; et
- comment révoquer le consentement.
VALIDATION DU CONSENTEMENT
Certaines personnes inscrites ont indiqué avoir parfois reçu de la part d’un tiers un formulaire de consentement signé par un(e) client(e), mais qu’elles n’étaient pas sûres que ce consentement soit valide. Dans ce cas de figure, les personnes inscrites doivent confirmer que le client ou la cliente a bel et bien consenti au partage de ses renseignements. Il est également essentiel de vérifier que le client ou la cliente comprend l’objectif de cette divulgation de renseignements ainsi que ses éventuelles conséquences. Si les personnes inscrites ne sont pas sûres des obligations légales qui leur incombent quant à la divulgation de renseignements sur un(e) client(e), elles doivent envisager de procéder comme suit :
- Parler directement au client ou à la cliente pour confirmer son consentement.
- Obtenir une consultation juridique par l’intermédiaire de leur organisation ou de leur assurance responsabilité civile professionnelle.
- Consulter le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.
- Exiger un mandat en cas d’intervention de la police.
- Lire la Trousse d’information sur la protection des renseignements personnels de l’Ordre pour obtenir plus de conseils.
En dernier lieu, nous rappelons aux personnes inscrites qu’elles sont légalement autorisées à communiquer des renseignements à l’Ordre sans le consentement des client(e)s dans le cadre d’un examen ou d’une enquête, comme prévu par le Principe V : confidentialité des Normes d’exercice.
5.2.5 Une personne inscrite à l’Ordre, ou la société professionnelle au sein de laquelle elle exerce sa profession, peut divulguer des renseignements à l’Ordre sans le consentement du (de la) client(e) lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’un examen, d’une enquête ou d’une procédure en vertu de la Loi de 1998 sur le travail social et les techniques de travail social. Les personnes inscrites à l’Ordre ou les sociétés professionnelles ne doivent pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est raisonnablement nécessaire.
Nous invitons les personnes inscrites ayant des questions quant à la divulgation de renseignements sur leurs client(e)s à des tiers à Réserver une consultation avec le Service de la pratique professionnelle, ou à écrire à exercice@otsttso.org.